FAQ: Sie fragen, wir antworten.
Los geht's!

Gibt es ein Restaurant, ein Café oder ein Geschäft in deiner Nähe, bei dem du deine Pluxee Benefits gerne einlösen würdest, das aber noch kein Partner ist? Wir freuen uns über deine Initiative und bemühen uns stetig, unser Netzwerk nach deinen Bedürfnissen zu erweitern.

So kannst du uns deinen Vorschlag senden:

• Informationen sammeln: Damit wir den Partner schnellstmöglich kontaktieren können, benötigen wir den Namen und idealerweise direkt die Adresse (Straße, PLZ, Ort) deines Wunschpartners.
• Kontaktformular nutzen: Teile uns diese Details einfach über unser Kontaktformular mit.
• Nächste Schritte: Unser Akzeptanzpartner-Management wird sich daraufhin mit dem Betrieb in Verbindung setzen, um eine mögliche Partnerschaft und die Akzeptanz der Pluxee Lösungen zu prüfen.

Vielen Dank, dass du uns dabei hilfst, unser Angebot für alle Nutzer noch attraktiver zu gestalten!

Solltest du feststellen, dass das erwartete Guthaben nicht auf deiner Pluxee Karte gutgeschrieben wurde, ist dein Unternehmen die erste Anlaufstelle für die Klärung. Da Pluxee die Karten im Auftrag deines Unternehmens verwaltet, liegt die Steuerung der Zahlungen direkt in der Hand deiner Firma.

Bitte beachte folgende Punkte:

• Zuständigkeit: Die Beladung deiner Karte nimmt dein Arbeitgeber selbstständig über das Firmenkundenportal vor. Pluxee führt diese Beladungen nicht automatisch ohne Auftrag des Unternehmens durch.
• Ansprechpartner: Bei Fragen zu folgenden Themen kontaktiere bitte direkt deine Personalabteilung oder deinen zuständigen Ansprechpartner im Betrieb:
  • Beladedatum: Wann genau findet die monatliche oder jährliche Aufladung statt?
  • Beladeintervall: In welchen Abständen wird das Guthaben überwiesen?
  • Beladesumme: Gab es Änderungen bei der Höhe deines Benefits?

Dein Arbeitgeber kann im System prüfen, ob der Auftrag bereits übermittelt wurde oder ob es gegebenenfalls Verzögerungen bei der internen Freigabe gab.

Damit du deine Pluxee Karte nutzen kannst, muss sie zunächst aktiviert und für den ersten Gebrauch vorbereitet werden. Der Prozess ist einfach und sicher gestaltet:

• Zentrale Aktivierung: Die grundsätzliche Freischaltung deiner Karte erfolgt direkt durch deinen Arbeitgeber. Sobald dies erledigt ist, ist die Karte einsatzbereit.
• Die erste Zahlung (Initialisierung): Um die Kontaktlos-Funktion (NFC) zu aktivieren, musst du die Karte beim ersten Mal physisch nutzen:
  • Stecke deine Pluxee Karte in das Bezahlterminal ein.
  • Gib deinen persönlichen 4-stelligen PIN-Code ein.
• Folgezahlungen: Nach dieser erfolgreichen ersten Transaktion kannst du für alle weiteren Einkäufe bequem die Kontaktlos-Funktion nutzen oder mobil mit deinem Smartphone bezahlen.

Damit deine Kunden auch an deinem neuen Terminal weiterhin problemlos mit Pluxee bezahlen können, muss das Gerät in unserem System hinterlegt bzw. aktualisiert werden. Um einen reibungslosen Übergang ohne Zahlungsausfälle zu gewährleisten, informiere uns bitte umgehend über den Gerätewechsel.

Du hast dafür zwei Möglichkeiten:

• Online-Portal (Schnellste Lösung): Logge dich in dein Akzeptanzpartner-Portal ein und aktualisiere deine Terminaldaten selbstständig unter dem entsprechenden Menüpunkt.
• Per E-Mail: Sende uns eine Nachricht mit deinen neuen Terminaldaten an partner.at@pluxeegroup.com .

Bitte achte darauf, uns die neuen Terminal-IDs (TID) mitzuteilen, damit die Freischaltung zeitnah erfolgen kann.

Da Pluxee aus Sodexo hervorgegangen ist, behalten auch ältere Sodexo Gutscheine während ihrer Gültigkeitsdauer ihren Wert und ihre Gültigkeit. Für die Einreichung bedeutet das für dich:

• Gemeinsame Einreichung: Du kannst selbstverständlich beide Gutschein-Produkte (Sodexo und Pluxee) gemeinsam in einer Sendung einreichen.
• Keine Trennung nötig: Eine physische Trennung nach Marken (Sodexo/Pluxee) ist innerhalb derselben Produktkategorie (z. B. Lebensmittel oder Restaurant) nicht erforderlich.
• Wichtige Voraussetzung: Achte lediglich darauf, dass die Gutscheine noch innerhalb der Einreichfrist liegen und das Gültigkeitsdatum nicht überschritten wurde.

Dies erleichtert dir die Administration und spart zusätzlichen Aufwand beim Versand deiner Unterlagen.

Für den sicheren und organisierten Versand deiner Unterlagen oder Gutscheine an Pluxee stellen wir dir gerne spezielle Versandtaschen zur Verfügung. So stellst du sicher, dass deine Dokumente direkt bei der richtigen Abteilung ankommen.

So forderst du Versandtaschen an:

• Zuständigkeit: Wende dich direkt an unser Team in der Abrechnung.
• Kontaktweg: Sende eine kurze E-Mail mit deinem Bedarf an abrechnung.at@pluxeegroup.com.
• Versand an Pluxee: Nutze die Taschen für deine Einreichungen, um eine reibungslose Bearbeitung zu gewährleisten.

Achte beim Versand bitte darauf, dass die Unterlagen vollständig sind, damit Verzögerungen in der Abrechnung vermieden werden können.

Solltest du Unklarheiten bezüglich deiner Abrechnung haben – sei es zur Auszahlungsdauer, zu festgestellten Differenzen oder allgemeinen Details – steht dir unser spezialisiertes Team gerne zur Seite.

So erreichst du uns:

• Per E-Mail: Sende deine Anfrage mit den relevanten Unterlagen oder Belegen direkt an abrechnung.at@pluxeegroup.com .
• Per Telefon: Für eine persönliche Beratung erreichst du unsere Abrechnungsexperten unter +43 1 328 60 60 - 550.

Tipp für eine schnellere Bearbeitung: Halte bitte deine Partnernummer sowie die betreffenden Abrechnungsbelege bereit, damit wir dein Anliegen so effizient wie möglich prüfen können.

Wenn Sie als Unternehmenskunde eine Gutschrift von uns erhalten – beispielsweise durch eine Korrektur oder Rücksendung – hängt die weitere Abwicklung von Ihrer gewählten Zahlungsart ab.

So gehen Sie vor:

• Bei Zahlung per Vorkasse: Sie haben die Wahl, wie wir mit dem Guthaben verfahren sollen. Bitte teilen Sie uns Ihre Entscheidung aktiv mit:
  • Verrechnung: Wir können die Gutschrift mit einer Ihrer aktuell offenstehenden Rechnungen gegenrechnen.
  • Auszahlung: Wir überweisen Ihnen den Betrag direkt auf Ihr Bankkonto zurück.
• Erforderliche Angaben: Damit wir Ihr Anliegen schnellstmöglich bearbeiten können, senden Sie uns bitte folgende Informationen zu:
  • Ihre Kundennummer.
  • Die jeweilige Gutschriftsnummer.
  • Bei Verrechnung: Die Rechnungsnummer, mit der das Guthaben ausgeglichen werden soll.
  • Bei Auszahlung: Die gewünschte Bankverbindung (IBAN/BIC).
• Bei hinterlegtem B2B SEPA-Lastschriftmandat: In diesem Fall müssen Sie nichts weiter unternehmen. Die Auszahlung der Gutschrift erfolgt automatisch auf das bei uns im System hinterlegte Konto, von dem auch die regulären Lastschriften eingezogen werden.

Um die Vorteile der virtuellen Pluxee Karte nutzen zu können, muss dein Mobiltelefon bestimmte technische Standards erfüllen. Da das mobile Bezahlen auf der sogenannten NFC-Technologie (Near Field Communication) basiert, ist die Nutzung auf moderne Smartphones beschränkt.

Das sind die Voraussetzungen für dein Gerät:

• Smartphone-Typ: Du benötigst ein NFC-fähiges Smartphone. Ein herkömmliches Mobiltelefon („normales Handy“) ohne Betriebssystem und Touchscreen unterstützt diese Technologie leider nicht.
• Betriebssysteme: Damit die Pluxee App und die Wallet-Funktionen sicher laufen, muss mindestens eine der folgenden Versionen installiert sein:
  • Android: Version 7 oder höher.
  • iOS (Apple): Version 15 oder höher.
• NFC-Funktion: Stelle sicher, dass die NFC-Funktion in den Einstellungen deines Geräts aktiviert ist, damit das Bezahlterminal an der Kassa die Karte erkennt.

Dank dieser Standards ist dein Bezahlvorgang nicht nur schnell, sondern auch nach modernsten Sicherheitskriterien verschlüsselt.

Pluxee Easy Load ist unsere innovative Automatisierungslösung, die die Lücke zwischen Ihrem HR-Management-System (HRIS) und der Pluxee-Verwaltung schließt. Anstatt monatlich Listen abzugleichen, verbinden Sie beide Systeme direkt miteinander.

So funktioniert Pluxee Easy Load:

1. Nahtlose Verbindung: Sie verknüpfen Ihr bestehendes HR-Tool (wie z. B. Personio, Hibob, Factorial, BambooHR oder Remote) über eine sichere Schnittstelle mit Pluxee.
2. Automatischer Datenabgleich: Das System zieht sich alle relevanten Informationen – wie Neueintritte, Austritte oder Namensänderungen – automatisch aus Ihrem HR-System.
3. Bestellung mit einem Klick: Anstatt Excel-Dateien mühsam zu bearbeiten und hochzuladen, können Sie die Beladung der Karten und die Bestellung neuer Benefits mit nur einem Klick direkt im Portal auslösen.
4. Keine manuelle Dateneingabe: Fehlerquellen, die durch händisches Abtippen oder veraltete Listen entstehen, werden komplett eliminiert.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Enorme Zeitersparnis: Ihr HR-Team spart wertvolle Stunden bei der monatlichen Administration.
• Maximale Datenqualität: Da die Daten direkt aus der „Single Source of Truth“ (Ihrem HR-Tool) kommen, sind sie immer aktuell.
• Skalierbarkeit: Das System wächst mühelos mit Ihrem Unternehmen mit, egal ob Sie 10 oder 1.000 Mitarbeitende verwalten.

Bei der Verarbeitung von sensiblen Personal- und Mitarbeiterdaten steht Sicherheit an erster Stelle. Pluxee Easy Load wurde speziell entwickelt, um eine nahtlose Integration in Ihre HR-Landschaft zu ermöglichen, ohne dabei Kompromisse beim Schutz der Privatsphäre einzugehen.

Sicherheitsstandards und Technologie:

• Höchste Compliance-Standards: Die gesamte Plattform ist vollständig auf die Anforderungen der DSGVO (GDPR) abgestimmt. Alle Prozesse zur Datenverarbeitung erfüllen die strengen europäischen Richtlinien für den Schutz personenbezogener Daten.
• Vertrauenswürdige Schnittstellen: Wir nutzen für die Anbindung Kombo, eine führende und hochsichere Integrationsplattform. Diese fungiert als geschützte Brücke zu mehr als 100 gängigen HRIS-Tools (wie Personio, SAP SuccessFactors oder Workday).
• Verschlüsselte Übertragung: Der Datenaustausch erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Kanäle, sodass Unbefugte keinen Zugriff auf die übertragenen Informationen haben.
• Minimale Datenübermittlung: Es werden nur jene Datenfelder synchronisiert, die zwingend für die Beladung der Karten und die Verwaltung der Benefits erforderlich sind – ganz im Sinne der Datenminimierung.

Mit Pluxee Easy Load entscheiden Sie sich für eine Lösung, die modernste Automatisierung mit maximaler Rechtssicherheit verbindet.

In vielen Unternehmen ist die Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits noch mit hohem manuellem Aufwand verbunden. Eine Integration Ihres HR-Tools mit Pluxee Easy Load digitalisiert diese Schnittstelle und macht die Benefit-Verwaltung zu einem effizienten Hintergrundprozess.

Die entscheidenden Vorteile der Integration:

• Enorme Zeitersparnis: Manuelle Datenübertragungen und Listenabgleiche verschwenden jeden Monat wertvolle Arbeitsstunden. Durch die Automatisierung gewinnt Ihr HR-Team Zeit für strategische Aufgaben.
• Minimierung von Fehlerquellen: Wo Daten händisch eingetippt werden, entstehen Fehler. Die direkte Integration reduziert das Risiko menschlicher Fehler bei der Beladung von Karten oder der Verwaltung von Mitarbeiterdaten massiv.
• Mühelose Skalierbarkeit: Besonders wenn Ihr Unternehmen schnell wächst oder Sie mehrere Standorte und Einheiten verwalten, stößt die manuelle Verwaltung an ihre Grenzen. Eine integrierte Lösung skaliert problemlos mit Ihrer Unternehmensgröße mit.
• Aktualität in Echtzeit: Ein- und Austritte von Mitarbeitern werden durch die Kopplung an Ihr HR-System schneller und präziser verarbeitet, was die Administration der Kartensperren und Neuausstellungen vereinfacht.

Die Integration verwandelt eine komplexe administrative Aufgabe in einen schlanken, sicheren und modernen Prozess.

Die Einführung eines neuen digitalen Benefits-Systems muss nicht zeitaufwendig sein. Mit Pluxee Easy Load haben wir einen Prozess entwickelt, der den administrativen Aufwand für Ihre HR-Abteilung auf ein Minimum reduziert und eine nahtlose Integration ermöglicht.

Der Zeitplan für die Einrichtung:

• Schnelle Integration: Die technische Einrichtung ist darauf ausgelegt, schnell und unkompliziert zu sein. Die meisten unserer Kunden schließen die gesamte Integration in weniger als 30 Minuten ab.
• Einfache Handhabung: Es sind keine IT-Kenntnisse erforderlich. Die Einrichtung erfolgt durch eine einfache Zuordnung weniger Felder in Ihrem bestehenden HR-System (Mapping).
• Persönliche Unterstützung: Sie sind dabei nicht auf sich allein gestellt. Unser Team steht Ihnen bei der gesamten Einrichtung zur Seite, um sicherzustellen, dass alles von Anfang an reibungslos funktioniert.

Dank diesem effizienten Prozess können Sie Ihre Mitarbeiter-Benefits ohne Projektverzögerungen digitalisieren und sofort mit der ersten Beladung starten.

1. Melde dich in der Pluxee App an und klicke unter Wallet auf das Zahnrad.
2. Klicke nun auf den Button “Zu Apple Wallet hinzufügen”
3. Lege dir deinen Pluxee Benefit als Standardkarte fest, wenn du magst.
4. An der Kasse sagst du, dass du mit Karte zahlen möchten, checke dein verfügbares Guthaben.
5. Öffne deine Apple Wallet und halte dein Smartphone wie deine Bankomatkarte an den Bezahlterminal.

Die Pluxee Restaurant Karte (sowie unsere anderen Kartenprodukte) basiert auf dem Prepaid-Prinzip und wird über das weltweite Visa-Netzwerk abgewickelt. Im Gegensatz zu einer klassischen Kreditkarte funktioniert sie ausschließlich auf Guthabenbasis.

Die wichtigsten Merkmale im Überblick:

• Zahlkarte mit Guthaben: Eine Prepaid Karte ist eine Zahlkarte, auf die vorab ein bestimmter Betrag aufgebucht werden muss. Du kannst nur so viel ausgeben, wie sich aktuell auf der Karte befindet.
• Sichere Kontoführung: Das aufgeladene Geld wird auf einem eigens dafür eingerichteten Konto sicher hinterlegt und verwaltet.
• Schutz bei Kartenverlust: Ein großer Vorteil gegenüber Bargeld oder herkömmlichen Gutscheinen ist die Sicherheit. Bei Verlust, Diebstahl oder Bruch der Karte geht dein vorhandenes Guthaben nicht verloren. Nach der Sperrung der alten Karte kann der verbleibende Betrag einfach auf eine neue Karte übertragen werden.
• Volle Kostenkontrolle: Da kein Überziehen möglich ist, hast du jederzeit die volle Kontrolle über deine Ausgaben.

Hinter den Lösungen von Pluxee steht ein fundiertes rechtliches Gerüst aus dem österreichischen Steuerrecht. Diese Gesetze ermöglichen es Arbeitgebern, ihren Teams attraktive Gehaltsextras zu bieten, ohne dass die volle Last von Lohnsteuer und Sozialversicherung anfällt.

Die zentralen Säulen im Einkommensteuergesetz (EStG):

• Mahlzeiten & Lebensmittel (§ 3 Abs. 1 Z 17 EStG): Dies ist die Basis für die Restaurant- und Lebensmittel-Karten. Gutscheine für Mahlzeiten sind steuerfrei, sofern sie zur Verköstigung am Arbeitsplatz oder in Gaststätten dienen.
  • Mahlzeiten (Restaurant): Steuerfrei bis zu 8,00 € pro Arbeitstag.
  • Lebensmittel: Steuerfrei bis zu 2,00 € pro Arbeitstag.
• Sachzuwendungen (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG): Hierauf basieren Geschenkgutscheine (z. B. zu Weihnachten oder Firmenjubiläen). Sachzuwendungen sind bis zu 186,00 € pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei, sofern sie nicht in bar abgelöst werden können.
• Kinderbetreuung (§ 3 Abs. 1 Z 13 lit. b EStG): Arbeitgeber können Zuschüsse zur Kinderbetreuung in Form von Gutscheinen gewähren. Diese sind bis zu einem Betrag von 2.000,00 € (Stand 2026) pro Kind und Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Lohnsteuerrichtlinien (LStR): Diese dienen als Auslegungsbehelf für die Finanzbehörden und konkretisieren die Anwendung der oben genannten Gesetze im Detail (z. B. Rz 93 ff LStR für Mahlzeiten).

Durch die exakte Einhaltung dieser Paragrafen stellt Pluxee sicher, dass sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende rechtlich auf der sicheren Seite stehen und den maximalen Netto-Vorteil genießen.

Egal ob du Nutzer eines Pluxee Benefits bist oder als Partner mit uns zusammenarbeitest – du kannst deine hinterlegten Informationen jederzeit unkompliziert aktualisieren. Je nach deiner Rolle gibt es dafür verschiedene Wege:

Für Nutzer (Pluxee Karte oder virtuelle Produkte): Wenn sich dein Name (z. B. nach einer Heirat), deine E-Mail-Adresse oder deine Handynummer geändert hat, kannst du dies direkt selbst erledigen:

• In der Pluxee App: Öffne die App und tippe auf das Personen-Symbol oben links. Unter dem Menüpunkt „Persönliche Daten“ kannst du deine Kontaktinformationen einsehen und verwalten.
• Im Pluxee Portal: Logge dich im Web-Portal ein. Auch hier findest du über dein Profil die Option, deine Daten sicher zu aktualisieren.

Für Akzeptanzpartner (Restaurants, Supermärkte etc.): Als Geschäftspartner haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten:

• Akzeptanzpartner-Portal: Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im speziellen Partner-Portal ein. Dort können Sie Stammdaten, Bankverbindungen oder Ansprechpartner eigenständig anpassen.

Wichtiger Hinweis: Falls sich Ihre Adresse für den Kartenversand ändert, informieren Sie bitte zusätzlich Ihre Personalabteilung (HR), da diese Daten oft direkt über das Unternehmen gesteuert werden.

Keine Sorge, falls du deinen PIN-Code einmal nicht im Kopf hast. Du musst keine neue Karte bestellen, sondern kannst deinen persönlichen 4-stelligen Code jederzeit sicher und in Echtzeit in deinem Account einsehen.

So lässt du dir deinen PIN anzeigen:

• In der Pluxee App:
  • Öffne die App und gehe zum Bereich „Wallet“.
  • Klicke auf deine Pluxee Karte.
  • Tippe auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen.
  • Wähle dort den Button „PIN anzeigen“ aus.
• Im Web-Portal:
  • Logge dich ins Pluxee Onlineportal ein.
  • Auch hier findest du unter den Karteneinstellungen (Zahnrad-Symbol) die Option, dir den PIN-Code visualisieren zu lassen.

Sicherheitshinweis: Aus Sicherheitsgründen wird der PIN nur für kurze Zeit eingeblendet. Achte darauf, dass dir dabei niemand über die Schulter sieht.

Das hängt von deinem Arbeitgeber ab. Bitte kontaktiere dazu deinen Arbeitgeber.