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Los geht's!

Der technologische Wechsel von V-PAY auf das neue System bringt viele Vorteile mit sich, doch bedeutet das für dich als Unternehmen eine finanzielle Mehrbelastung? Hier ist die gute Nachricht:

• Keine versteckten Gebühren: Durch die Umstellung auf die verbesserte Pluxee Lebensmittel Karte entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten über den üblichen Rahmen hinaus.
• Vertragliche Basis: Es fallen lediglich die bereits vertraglich vereinbarten Wechselkosten bzw. Renewalkosten für den physischen Tausch der Karten an. Diese Kosten entsprechen den regulären Gebühren, die auch bei einem standardmäßigen Kartenaustausch (z. B. nach Ablauf der Gültigkeit) anfallen würden.

Somit profitieren Ihre Mitarbeitenden von modernster Technik und einer verbesserten Akzeptanz, während die Kostenstruktur für Sie transparent und planbar bleibt.

Der Wechsel von der bisherigen V-Pay-Technologie zum modernen Visa Business Standard erfolgt fließend. Da Karten aus Sicherheitsgründen ein festes Ablaufdatum haben, werden sie normalerweise erst nach Ende ihrer Laufzeit ersetzt.

Details zur Übergangszeit:

• Dauer der Umstellung: Abhängig vom jeweiligen Ablaufdatum der aktuell im Umlauf befindlichen Karten kann die gesamte Übergangsphase bis zu 3 Jahre dauern.
• Schrittweiser Austausch: Standardmäßig erhält ein Mitarbeiter die neue Visa Business Karte erst dann, wenn seine alte V-Pay Karte abläuft oder beschädigt wird.
• Option „Komplettwechsel“ für Unternehmen: Wenn Sie als Arbeitgeber sicherstellen möchten, dass Ihre gesamte Belegschaft zeitgleich von den neuen Vorteilen (wie Mobile Payment und Online-Zahlungen) profitiert, können Sie sich für einen Komplettwechsel entscheiden. Dabei werden alle alten Karten vorzeitig gegen die neuen Visa Business Karten ausgetauscht.

Durch einen Komplettwechsel vermeiden Sie eine „Zwei-Klassen-Belegschaft“ bei den Benefits und ermöglichen allen Teammitgliedern sofort den Zugang zu den modernsten Bezahlfunktionen.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeitenden die besseren Lebensmittel Karten bereits vorliegen
2. Aktivieren Sie die besseren Lebensmittel Karten im Firmenkunden-Portal
3. Das Kartenguthaben (sofern vorhanden) wird automatisch auf die neue, bessere Lebensmittel Karte übertragen
4. Ihre Mitarbeitenden registrieren ihre neue Lebensmittel Karte in der Pluxee App – Fertig!

Du kannst mit Apple Pay oder Google Pay bei allen Pluxee Karten Akzeptanzpartnern bezahlen, die ein NFC-fähiges Bezahlterminal mit Visa Akzeptanz haben. Du findest alle Akzeptanzpartner für deine virtuelle Karte in der Pluxee App und außerdem erkennst du sie am Türaufkleber im Geschäft. 

Das Pluxee Firmenkundenportal ist das zentrale Steuerungselement für die effiziente Verwaltung Ihrer Mitarbeiter-Benefits. Es wurde speziell entwickelt, um administrative Aufgaben so zeitsparend wie möglich zu gestalten.

Zentrale Funktionen des Portals: Im Portal können Sie alle administrativen Prozesse rund um Ihre Pluxee Produkte eigenständig steuern:

• Bestellmanagement: Neue Karten bestellen oder Guthaben für bestehende Karten aufladen.
• Nutzerverwaltung: Mitarbeiterdaten pflegen, neue Teammitglieder hinzufügen oder Konten bei Austritt schließen.
• Sicherheitsfunktionen: Karten sperren, PIN-Briefe nachbestellen oder Administrator-Rechte vergeben.
• Einstellungen: Den Kartenerneuerungsmodus (monatlich oder quartalsweise) festlegen und E-Mail-Empfänger für Benachrichtigungen verwalten.

Sollten Sie Fragen zu speziellen Funktionen haben oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung benötigen, stehen Ihnen umfassende Hilfestellungen zur Verfügung:

• Direkt im Portal: Nutzen Sie die integrierten Hilfebereiche nach dem Login.
• Online-Support: Umfassende Informationen, FAQs und Leitfäden rund um die Nutzung des Firmenportals finden Sie hier.

Das Portal ist darauf ausgelegt, Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Benefits-Struktur zu geben, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Sobald Sie als Arbeitgeber die Beladung der Pluxee Karten über das Portal erfolgreich abgeschlossen und bestätigt haben, steht das Guthaben Ihren Mitarbeitenden sofort zur Verfügung. Es gibt keine Wartezeiten; die Wertstellung erfolgt in Echtzeit.

Was Mitarbeitende bei der ersten Nutzung beachten müssen:

Damit das Guthaben reibungslos genutzt werden kann, ist bei der ersten Verwendung einer neuen physischen Karte ein kleiner technischer Zwischenschritt notwendig:

• Sofortige Verfügbarkeit: Das Geld ist direkt nach der Beladung auf dem Konto hinterlegt und in der App sichtbar.
• Erste Aktivierung am Terminal: Bei der allerersten Zahlung kann die Karte noch nicht kontaktlos (NFC) an das Terminal gehalten werden. Die Karte muss in das Kartenlesegerät eingesteckt werden.
• PIN-Eingabe: Durch das Einstecken und die anschließende Eingabe des persönlichen 4-stelligen PIN-Codes wird der Chip der Karte final synchronisiert und für alle Funktionen freigeschaltet.
• Folgezahlungen: Ab der zweiten Transaktion kann der Mitarbeiter ganz bequem kontaktlos bezahlen, sofern der Betrag die Sicherheitsgrenzen für die PIN-freie Zahlung nicht überschreitet.

Hinweis für rein virtuelle Karten: Bei der Nutzung via Smartphone (Apple Pay oder Pluxee Pay) entfällt das Einstecken der Karte; hier ist das Guthaben ab der Aktivierung in der Wallet sofort kontaktlos nutzbar.

Der Monatliche Modus im Pluxee Portal ist ein praktisches Planungs-Tool für Arbeitgeber, um den Austausch ablaufender Karten effizient zu steuern. Er bietet Ihnen eine vorausschauende Übersicht, damit Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig und ohne Unterbrechung ihre neuen Karten erhalten.

Die wichtigsten Details zum Ablauf:

• 3-Monats-Vorschau: In diesem Modus zeigt Ihnen das System alle Karten an, deren Gültigkeit in den nächsten 3 Monaten abläuft. So behalten Sie stets den Überblick über anstehende Erneuerungen.
• Frist für Änderungen: Sie können Anpassungen an den Folgekarten (z. B. Namensänderungen, Adressanpassungen oder Stornierungen bei Austritten) monatlich bis zum 12. des Vormonats vornehmen.
• Fixierung der Daten: Nach dem 12. des Vormonats wird der Bearbeitungszeitraum für den kommenden Monat geschlossen. Die entsprechenden Datensätze sind dann im Portal grau hinterlegt und können nicht mehr bearbeitet werden, da sie bereits in den Produktionsprozess übergegangen sind.
• Regelmäßige Lieferung: Die Zustellung der neu produzierten Folgekarten erfolgt monatlich, sodass die Mitarbeitenden ihre neue Karte rechtzeitig vor Ablauf der alten in den Händen halten.

Tipp: Prüfen Sie am besten fix Anfang jeden Monats die Liste der ablaufenden Karten, um alle notwendigen Änderungen vor der Deadline am 12. bequem erledigen zu können.

Der Quartals-Modus im Pluxee Portal ist ein Planungswerkzeug für Arbeitgeber, die den Austausch ablaufender Karten gebündelt für ein ganzes Vierteljahr verwalten möchten. Dies reduziert den administrativen Aufwand, da die Karten nicht jeden Monat, sondern in größeren Zeitabständen geliefert werden.

Die wichtigsten Details zum Ablauf:

• Quartals-Vorschau: In diesem Modus zeigt Ihnen das System alle Karten an, deren Gültigkeit innerhalb des kommenden Quartals (3 Monate) abläuft.
• Fristen für Änderungen: Auch im Quartals-Modus gilt der 12. des Vormonats als entscheidende Deadline für Anpassungen (z. B. Stornierung bei Mitarbeiteraustritten oder Namensänderungen).
• Wichtige Stichtage:
  • Bis 12. Dezember für Kartenabläufe in Q1 (Januar–März)
  • Bis 12. März für Kartenabläufe in Q2 (April–Juni)
  • Bis 12. Juni für Kartenabläufe in Q3 (Juli–September)
  • Bis 12. September für Kartenabläufe in Q4 (Oktober–Dezember)
• Fixierung der Daten: Nach Verstreichen des jeweiligen Stichtags werden die Datensätze im Portal grau hinterlegt. Das bedeutet, dass sie sich bereits im Produktionsprozess befinden und keine weiteren Änderungen mehr möglich sind.
• Gebündelte Lieferung: Im Gegensatz zum Monats-Modus erfolgt die Zustellung der Folgekarten hier gesammelt einmal pro Quartal.

Als Administrator haben Sie die Flexibilität, den Rhythmus für die Erneuerung ablaufender Karten an Ihre internen Prozesse anzupassen. Der Wechsel zwischen dem Monatlichen Modus und dem Quartals-Modus erfolgt direkt in Ihren Unternehmenseinstellungen.

So nehmen Sie die Umstellung vor:

• Einstellungen aufrufen: Loggen Sie sich als Admin in das Portal ein und klicken Sie auf das Zahnradsymbol oberhalb der roten Menüleiste.
• Modus wählen: Navigieren Sie zu den Firmen-Einstellungen unter den Punkt „Kartenerneuerungsmodus“. Dort können Sie zwischen der monatlichen und der quartalsweisen Erneuerung wählen.
• Zeitfenster für die Umstellung beachten: Damit die Produktionsprozesse nicht gestört werden, ist ein Wechsel nur in einem spezifischen Zeitfenster am Ende eines Quartals möglich. Die Option ist jeweils vom 15. bis zum Ende des letzten Quartalsmonats aktiv:
  • 15. – 28./29. Februar (für das 1. Quartal)
  • 15. – 31. Mai (für das 2. Quartal)
  • 15. – 31. August (für das 3. Quartal)
  • 15. – 30. November (für das 4. Quartal)

Diese Zeitfenster gelten sowohl für den Wechsel von monatlich auf quartalsweise als auch umgekehrt. Außerhalb dieser Zeiträume ist die Auswahlmöglichkeit im Portal deaktiviert, um eine konsistente Planung der Folgekarten-Lieferungen zu gewährleisten.

Als Administrator haben Sie im Pluxee Portal die volle Kontrolle darüber, wer über den monatlichen Erneuerungsprozess der Karten informiert wird. So stellen Sie sicher, dass die zuständigen Personen in Ihrer Fachabteilung oder Personalverwaltung rechtzeitig an die Fristen erinnert werden.

So verwalten Sie die Empfänger:

• Einstellungen öffnen: Loggen Sie sich als Admin im Firmenkundenportal ein und klicken Sie auf das Zahnradsymbol, das sich rechts oben über der roten Menüleiste befindet.
• Firmen-Einstellungen aufrufen: Navigieren Sie zu den Firmen-Einstellungen, um die Kommunikationsoptionen zu bearbeiten.
• E-Mail-Adressen definieren: Hier stehen Ihnen zwei logische Optionen für den Versand der monatlichen Erinnerungen zur Verfügung:
  • Standard-Einstellung (Felder leer): Wenn Sie keine spezifischen E-Mail-Adressen hinterlegen, sendet das System die Benachrichtigungen automatisch an alle registrierten Administratoren.
  • Gezielte Zuweisung (Felder befüllt): Sobald Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen in die entsprechenden Eingabefelder eintragen, werden die Benachrichtigungen ausschließlich an diese Adressen gesendet. Die allgemeinen Admins erhalten dann keine automatischen E-Mails mehr dazu.

Diese Einstellung ist besonders hilfreich, wenn Sie die operativen Aufgaben der Kartenverwaltung von den generellen Administrator-Rechten trennen möchten.

Du kannst jederzeit nachvollziehen, für welche deiner Mitarbeitenden bereits eine Folgekarte beauftragt wurde. Diese Information wird dir gesammelt in Form eines Reports zur Verfügung gestellt.

So rufst du die Information ab:

• Portal-Navigation: Logge dich in dein Firmenkundenportal ein und wähle in der roten Menüleiste den Reiter „Dokumente“ aus.
• Zeitpunkt: Der spezifische Report zur Kartenerneuerung steht dir dort jeweils im Folgemonat der Bestellung zur Verfügung.
• Download: Du kannst den Bericht einfach herunterladen, um eine genaue Übersicht über alle erneuerten Karten und den aktuellen Status zu erhalten.

Wenn Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen, müssen die zugehörigen Pluxee Konten ordnungsgemäß geschlossen werden. Diesen Vorgang können Sie als Administrator eigenständig und direkt im Portal durchführen.

Schritt-für-Schritt zur Kontoschließung:

1. Nutzerliste aufrufen: Klicken Sie im Firmenkundenportal in der roten Menüleiste auf den Punkt „Nutzerliste“. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle aktiven Mitarbeiter-Accounts.
2. Details öffnen: Suchen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden und klicken Sie rechts auf „Details“, um die vollständige Account-Ansicht zu öffnen.
3. Bearbeitungsmodus: Klicken Sie nun auf den Button „Nutzer bearbeiten“.
4. Schließung terminieren: Unten rechts finden Sie die Option zur Kontoschließung. Wählen Sie hier das Datum aus, an dem die Karte endgültig deaktiviert werden soll.

Wichtige Hinweise zum Unterschied zwischen Sperre und Schließung:

• Endgültigkeit: Eine Kontoschließung ist unwiderruflich. Sobald das gewählte Datum erreicht ist, kann die Karte nicht mehr reaktiviert werden. Auch die verknüpfte Mitarbeiter-ID ist nach der Schließung für dieses System nicht mehr nutzbar.
• Abgrenzung zur Sperrung: Im Gegensatz dazu ist eine Kartensperrung nur vorübergehend (z. B. bei Verlust). Eine gesperrte Karte kann jederzeit wieder aktiviert werden, während eine geschlossene Karte dauerhaft deaktiviert bleibt.

Wir empfehlen, das Schließungsdatum mit dem letzten Arbeitstag des Mitarbeitenden zu koordinieren, damit verbleibendes Guthaben noch zeitnah genutzt werden kann.

Das Hinzufügen neuer Teammitglieder zu Ihrem Pluxee-System ist ein unkomplizierter Prozess, der direkt über das Online-Portal erfolgt. Sie müssen dafür keine separaten Formulare ausfüllen, sondern nutzen einfach Ihre bestehende Beladedatei.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Daten vorbereiten: Öffnen Sie Ihre gewohnte Excel-Beladedatei. Tragen Sie den neuen Nutzer in eine freie Zeile ein.
2. Pflichtfelder beachten: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Felder (wie Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und ggf. Personalnummer) vollständig ausgefüllt sind, damit das System den Datensatz korrekt verarbeiten kann.
3. Datei hochladen: Loggen Sie sich im Firmenkundenportal ein und laden Sie die aktualisierte Excel-Datei hoch.
4. Zusammenfassung prüfen: Das Portal erkennt automatisch, dass ein neuer Datensatz vorhanden ist. In der Zusammenfassung erscheint der Hinweis, dass eine neue Kartenanlage erstellt wird.
5. Bestätigung: Klicken Sie auf den Button „Nutzer Anlegen & Konten beladen“. Damit wird im Hintergrund sowohl die Karte bestellt (falls konfiguriert) als auch das Konto für die erste Beladung vorbereitet.

Durch diesen Prozess werden neue Mitarbeitende nahtlos in den laufenden monatlichen Beladezyklus integriert.

Solltest du deine Karte verlegt haben oder vermuten, dass sie gestohlen wurde, ist schnelles Handeln wichtig. Du hast die volle Kontrolle und kannst den Zugriff auf dein Guthaben sofort unterbinden.

So sperrst du deine Karte selbst:

• In der Pluxee App: Öffne die App und tippe in der Wallet-Ansicht auf deine Karte. Klicke dann auf das Zahnrad-Symbol. Dort findest du die Option „Karte temporär sperren“.
• Im Pluxee Onlineportal: Logge dich im Online-Portal für Benutzer ein. Auch hier kannst du in den Karteneinstellungen die Sperre mit einem Klick aktivieren.

Gut zu wissen:

• Temporäre Sperre: Wenn du die Karte nur verlegt hast, kannst du sie über denselben Button jederzeit wieder entsperren, sobald sie wieder auftaucht. In der Zwischenzeit sind keine Zahlungen (auch nicht mobil) möglich.
• Alternative Wege: Falls du keinen Zugriff auf dein Konto hast, kann auch der Pluxee-Support oder dein Arbeitgeber die Sperre für dich durchführen.
• Endgültiger Verlust: Wenn die Karte definitiv weg ist, informiere bitte deine Personalabteilung. Dein Arbeitgeber kann dann eine Ersatzkarte für dich bestellen, auf die dein restliches Guthaben übertragen wird.

Keine Sorge, wenn Sie Ihre Zugangsdaten für das Pluxee Portal oder die App nicht mehr im Kopf haben. Es gibt mehrere einfache Wege, wie Sie wieder Zugriff auf Ihr Konto und Ihr Guthaben erhalten:

• Passwort zurücksetzen: Klicken Sie auf der Login-Seite des Portals oder in der App auf den Button „Login“ und geben Sie Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse ein. Im nächsten Schritt wählen Sie die Option „Passwort vergessen“. Sie erhalten umgehend einen Link per E-Mail, um ein neues Passwort zu vergeben.
• Alternative über Handynummer: Falls Sie sich nicht mehr sicher sind, welche E-Mail-Adresse Sie für die Registrierung genutzt haben, aber bei der Erstanmeldung eine Handynummer als Backup hinterlegt haben, ist das kein Problem. Sie können sich in diesem Fall einen Sicherheits-Code per SMS zuschicken lassen, um den Identifizierungsprozess zu starten.
• Persönlicher Support: Sollten beide oben genannten Möglichkeiten nicht funktionieren, helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter. Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular direkt im Portal.

Wichtig: Damit wir Ihr Konto eindeutig zuordnen können, geben Sie im Feld „Nachricht“ bitte unbedingt Ihre Referenznummer an. Diese finden Sie auf Ihrem Pluxee Begrüßungsschreiben (Willkommensbrief).

Das Pluxee Connect Konto ist dein zentraler Zugang, um dein Guthaben und deine Transaktionen digital zu verwalten. Wenn du dich dazu entscheidest, diesen digitalen Service nicht mehr zu nutzen, kannst du dein Konto jederzeit auflösen.

Das passiert bei der Löschung:

• Datenlöschung: Mit der Löschung deines Kontos werden alle persönlich hinterlegten Profildaten unwiderruflich aus unserer Datenbank entfernt. Ausgenommen hiervon sind lediglich Daten, zu deren Aufbewahrung Pluxee gesetzlich (z. B. durch steuerliche Nachweispflichten) verpflichtet ist.
• Unabhängigkeit der Karte: Wichtig zu wissen ist, dass deine physische Pluxee Karte (dein Benefit) weiterhin aktiv bleibt. Die Daten, die wir von deinem Arbeitgeber erhalten haben, werden separat verwaltet, damit die Karte an den Akzeptanzstellen einsetzbar bleibt.
• Einschränkungen nach der Löschung: Ohne das Connect Konto verlierst du jedoch den digitalen Komfort. Du hast keinen Zugriff mehr auf die Pluxee App oder das Online-Portal und kannst somit:
  • Deinen aktuellen Guthabenstand nicht mehr digital einsehen.
  • Deine Transaktionshistorie nicht mehr verfolgen.
  • Keine mobilen Zahlungen (Apple Pay/Google Pay) mehr verwalten.

So gehst du vor: Logge dich im Pluxee Portal oder in der App ein und navigiere zu deinen Profileinstellungen. Dort findest du die Option zur Kontolöschung. Bitte beachte, dass dieser Schritt nicht rückgängig gemacht werden kann.

Mindestanforderungen für die Pluxee App:

• Android 7
• iOS 15

Mindestanforderung für Mobiles Bezahlen:

• Google Pay: Android 9
• Apple Pay: iPhone-Modelle mit Face ID, Touch-ID, außer iPhone 5s*

*Eine Liste der mit Apple Pay kompatiblen Geräte findest du hier.

Ob die Pluxee App auf deinem Huawei-Gerät funktioniert, hängt primär davon ab, welches Betriebssystem auf deinem Smartphone installiert ist. Da sich die technischen Standards bei neueren Huawei-Modellen geändert haben, gibt es hier zwei Szenarien:

• Szenario 1: Dein Huawei nutzt noch Android: Falls dein Gerät noch Zugriff auf den Google Play Store hat und mit dem Android-Betriebssystem läuft, kannst du die Pluxee App ganz normal herunterladen und alle Funktionen wie gewohnt nutzen.
• Szenario 2: Dein Huawei nutzt HarmonyOS: Neuere Huawei-Modelle verwenden das eigene Betriebssystem HarmonyOS (ohne Google Play Dienste). Da die Pluxee App aktuell speziell für Android und iOS entwickelt wurde, steht sie in der Huawei AppGallery derzeit noch nicht zur Verfügung.

Die Lösung für HarmonyOS-Nutzer: 

Du musst dennoch nicht auf die Verwaltung deines Guthabens verzichten! Nutze als komfortable Alternative einfach unser Pluxee Portal über den Webbrowser deines Smartphones. Dort kannst du deinen Kontostand prüfen, Transaktionen einsehen und deine Daten verwalten.

Wir arbeiten bereits intensiv an Lösungen, um unsere App künftig für weitere Betriebssysteme und App-Stores zugänglich zu machen.

Um dich erstmalig in der Pluxee App oder im Portal anzumelden, benötigst du einen persönlichen Registrierungscode. Dieser dient deiner Sicherheit und stellt sicher, dass nur du Zugriff auf dein Guthaben hast.

Hier findest du deine Zugangsdaten:

• Willkommensbrief: Schau in deine Unterlagen, die du zusammen mit deiner Pluxee Karte erhalten hast. Auf dem offiziellen Willkommensbrief sind sowohl deine Registrierungsnummer als auch dein individueller Registrierungscode abgedruckt.
• Kein Schreiben mehr vorhanden? Falls du den Brief nicht mehr finden kannst oder nicht erhalten hast, ist das kein Problem. Kontaktiere uns in diesem Fall einfach über unser Kontaktformular, damit wir dir die Daten erneut zukommen lassen können.

Sobald du den Code hast, kannst du die Registrierung in wenigen Minuten abschließen und hast sofortigen Einblick in dein Guthaben und deine Transaktionen.