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Los geht's!

Hinter den Lösungen von Pluxee steht ein fundiertes rechtliches Gerüst aus dem österreichischen Steuerrecht. Diese Gesetze ermöglichen es Arbeitgebern, ihren Teams attraktive Gehaltsextras zu bieten, ohne dass die volle Last von Lohnsteuer und Sozialversicherung anfällt.

Die zentralen Säulen im Einkommensteuergesetz (EStG):

• Mahlzeiten & Lebensmittel (§ 3 Abs. 1 Z 17 EStG): Dies ist die Basis für die Restaurant- und Lebensmittel-Karten. Gutscheine für Mahlzeiten sind steuerfrei, sofern sie zur Verköstigung am Arbeitsplatz oder in Gaststätten dienen.
  • Mahlzeiten (Restaurant): Steuerfrei bis zu 8,00 € pro Arbeitstag.
  • Lebensmittel: Steuerfrei bis zu 2,00 € pro Arbeitstag.
• Sachzuwendungen (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG): Hierauf basieren Geschenkgutscheine (z. B. zu Weihnachten oder Firmenjubiläen). Sachzuwendungen sind bis zu 186,00 € pro Jahr und Mitarbeiter steuerfrei, sofern sie nicht in bar abgelöst werden können.
• Kinderbetreuung (§ 3 Abs. 1 Z 13 lit. b EStG): Arbeitgeber können Zuschüsse zur Kinderbetreuung in Form von Gutscheinen gewähren. Diese sind bis zu einem Betrag von 2.000,00 € (Stand 2026) pro Kind und Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Lohnsteuerrichtlinien (LStR): Diese dienen als Auslegungsbehelf für die Finanzbehörden und konkretisieren die Anwendung der oben genannten Gesetze im Detail (z. B. Rz 93 ff LStR für Mahlzeiten).

Durch die exakte Einhaltung dieser Paragrafen stellt Pluxee sicher, dass sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende rechtlich auf der sicheren Seite stehen und den maximalen Netto-Vorteil genießen.

Die Gebührenstruktur für Pluxee Akzeptanzpartner ist fair und transparent gestaltet. Die Kosten hängen dabei wesentlich davon ab, welches Pluxee Produkt von deinen Kunden zur Zahlung genutzt wird:

• Prozentuale Servicegebühr: Bei der Akzeptanz der gängigen Pluxee Lösungen (z. B. Restaurant oder Lebensmittel) fällt eine Servicegebühr an. Diese wird als Prozentsatz des tatsächlich akzeptierten Zahlungsbetrags berechnet.
• Kostenfreie Ausnahme: Die Akzeptanz des Pluxee Kinderbetreuungs Pass ist für dich als Akzeptanzpartner vollkommen kostenlos. Hier fallen keine prozentualen Gebühren an.

Durch die Partnerschaft profitierst du von einer attraktiven Zielgruppe und steigerst deine Frequenz ohne Fixkosten, da Gebühren nur dann anfallen, wenn auch tatsächlich Umsätze über Pluxee generiert werden.

Egal ob du Nutzer eines Pluxee Benefits bist oder als Partner mit uns zusammenarbeitest – du kannst deine hinterlegten Informationen jederzeit unkompliziert aktualisieren. Je nach deiner Rolle gibt es dafür verschiedene Wege:

Für Nutzer (Pluxee Karte oder virtuelle Produkte): Wenn sich dein Name (z. B. nach einer Heirat), deine E-Mail-Adresse oder deine Handynummer geändert hat, kannst du dies direkt selbst erledigen:

• In der Pluxee App: Öffne die App und tippe auf das Personen-Symbol oben links. Unter dem Menüpunkt „Persönliche Daten“ kannst du deine Kontaktinformationen einsehen und verwalten.
• Im Pluxee Portal: Logge dich im Web-Portal ein. Auch hier findest du über dein Profil die Option, deine Daten sicher zu aktualisieren.

Für Akzeptanzpartner (Restaurants, Supermärkte etc.): Als Geschäftspartner haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten:

• Akzeptanzpartner-Portal: Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im speziellen Partner-Portal ein. Dort können Sie Stammdaten, Bankverbindungen oder Ansprechpartner eigenständig anpassen.

Wichtiger Hinweis: Falls sich Ihre Adresse für den Kartenversand ändert, informieren Sie bitte zusätzlich Ihre Personalabteilung (HR), da diese Daten oft direkt über das Unternehmen gesteuert werden.

Damit deine Daten immer auf dem neuesten Stand bleiben, bieten wir dir eine zentrale Verwaltungslösung an. Du kannst deine Unternehmensdaten ganz bequem und jederzeit direkt im Akzeptanzpartner-Portal bearbeiten.

Deine Möglichkeiten im Portal:

• Stammdaten pflegen: Aktualisiere wichtige Informationen wie deine Anschrift oder Kontaktdaten.
• Bankverbindungen verwalten: Hinterlege oder ändere deine Kontodaten für eine reibungslose Abrechnung.
• Filialmanagement: Verwalte Informationen zu deinen verschiedenen Standorten an einem Ort.
• Einfacher Zugriff: Logge dich dazu einfach mit deinen Zugangsdaten im Portal ein und nimm die gewünschten Änderungen im Profilbereich vor.

Keine Sorge, falls du deinen PIN-Code einmal nicht im Kopf hast. Du musst keine neue Karte bestellen, sondern kannst deinen persönlichen 4-stelligen Code jederzeit sicher und in Echtzeit in deinem Account einsehen.

So lässt du dir deinen PIN anzeigen:

• In der Pluxee App:
  • Öffne die App und gehe zum Bereich „Wallet“.
  • Klicke auf deine Pluxee Karte.
  • Tippe auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen.
  • Wähle dort den Button „PIN anzeigen“ aus.
• Im Web-Portal:
  • Logge dich ins Pluxee Onlineportal ein.
  • Auch hier findest du unter den Karteneinstellungen (Zahnrad-Symbol) die Option, dir den PIN-Code visualisieren zu lassen.

Sicherheitshinweis: Aus Sicherheitsgründen wird der PIN nur für kurze Zeit eingeblendet. Achte darauf, dass dir dabei niemand über die Schulter sieht.

Das hängt von deinem Arbeitgeber ab. Bitte kontaktiere dazu deinen Arbeitgeber.

Zum Pluxee Portal für alle Inhaber eine Pluxee Karte geht es hier entlang: 

Pluxee Portal

Das Firmenportal für Unternehmen zur Administration von Pluxee Benefits finden Sie hier:

Pluxee Firmenportal

Für schnelle Auskünfte – zum Beispiel zu deinem aktuellen Guthaben – musst du nicht auf die Geschäftszeiten unserer Mitarbeiter warten. Unser automatisierter Sprachservice ist 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche für dich erreichbar.

So nutzt du den Sprachservice:

• Hotline wählen: Rufe die Nummer 0720 11 55 18 an.
• Identifikation: Um deine Daten abrufen zu können, wirst du nach deiner Referenznummer gefragt. Du benötigst hierfür lediglich die letzten 8 Stellen deiner Referenznummer, die Nummer findest du ganz einfach auf der Rückseite deiner Pluxee Karte.
• Funktionen: Über das Sprachmenü kannst du unkompliziert dein Guthaben abfragen oder wichtige Informationen zu deinem Konto erhalten.

Dieser Service ist ideal, wenn du unterwegs bist und keinen Internetzugriff auf die App hast.

Bei der Einlösung von Pluxee Gutscheinen ist die Herausgabe von Wechselgeld in bar nicht erlaubt. Diese Regelung dient nicht der Schikane, sondern ist rechtlich notwendig, um die steuerlichen Vorteile dieses Benefits für Sie abzusichern.

Die Hintergründe der Regelung:

• Erhalt der Steuerfreiheit: Pluxee Gutscheine sind als Sachzuwendung konzipiert. Würde bei einem Einkauf Wechselgeld in bar ausgezahlt, entstünde ein sogenannter „geldwerter Vorteil“. In diesem Fall würde die gesetzliche Steuerfreiheit für diesen Gutschein verloren gehen und er müsste wie normales Gehalt versteuert werden.
• Keine Barauszahlung: Auch eine teilweise oder vollständige Auszahlung des Gutscheinwertes in bar ist aus denselben steuerrechtlichen Gründen ausgeschlossen.

Tipps für Ihren Einkauf:

Um den Wert Ihrer Pluxee Gutscheine optimal zu nutzen, empfehlen wir:

• Betrag genau ausschöpfen: Achten Sie darauf, dass der Wert Ihres Einkaufs mindestens dem Wert der eingesetzten Gutscheine entspricht.
• Zahlung kombinieren: Wenn Ihr Einkauf teurer ist als der Gutscheinwert, können Sie den Restbetrag jederzeit mit einer anderen Zahlungsmethode (z. B. Bargeld oder Bankomatkarte) begleichen.

Die Karte ist beschädigt oder nicht mehr gültig. Der zu bezahlende Betrag ist höher als das täglich verfügbare Guthaben des Kunden/Gastes. Um dies zu verhindern, fragen Sie Ihren Kunden/Gast bitte VOR der Zahlung nach seinem verfügbaren Guthaben. Sie sind (noch) kein Pluxee Akzeptanzpartner. Registrieren Sie sich bei uns.

Um die Pluxee Karten (Restaurant oder Lebensmittel) in Ihrem Betrieb als Zahlungsmittel annehmen zu können, muss Ihre technische Infrastruktur für das Visa-Netzwerk bereit sein. Die Karte wird wie eine herkömmliche Debit- oder Kreditkarte am POS-Terminal verarbeitet.

Die technischen Anforderungen im Überblick:

• Kartenterminal: Grundvoraussetzung ist ein Zahlungsverkehrsterminal, das Visa bzw. das ältere V-Pay System unterstützt.
• Aktive Freischaltung: Ihr Terminal muss für die Annahme von Visa-Kreditkarten freigeschaltet sein. Da Pluxee Karten auf Visa-Technologie basieren, erfolgt die Abwicklung über diese Schiene.
• Kein passendes Terminal vorhanden? Falls Sie derzeit noch kein Terminal besitzen oder Ihr aktuelles Gerät keine Visa-Zahlungen verarbeiten kann, unterstützen wir Sie gerne. Wir können Ihnen die Kontaktdaten unseres Kooperationspartners (Acquirer) vermitteln, der Ihnen attraktive Konditionen für ein passendes Gerät anbietet.
• Branchencode (MCC): Beachten Sie, dass die Annahme zusätzlich davon abhängt, ob Ihr im Terminal hinterlegter Branchencode (Merchant Category Code) zu den Pluxee Richtlinien (z. B. Gastronomie oder Lebensmittelhandel) passt.

Durch die Nutzung des Visa-Standards ist die Integration in Ihren Kassenalltag besonders unkompliziert und erfordert in der Regel keine spezielle Software-Installation.

Bei der Annahme von Pluxee Gutscheinen oder Karten gibt es klare steuerrechtliche Vorgaben. Da die Benefits als Sachbezug konzipiert sind, um Steuerfreiheiten für Dienstnehmer und Dienstgeber zu ermöglichen, muss der bargeldlose Charakter gewahrt bleiben.

Die wichtigsten Regeln im Überblick:

• Kein Wechselgeld: Die Herausgabe von Wechselgeld in bar ist bei klassischen Pluxee Produkten (wie Lebensmittel- oder Restaurant-Gutscheinen und Karten) nicht gestattet.
• Grund für das Verbot: Würde Restguthaben in bar ausgezahlt werden, entstünde für die Mitarbeitenden ein geldwerter Vorteil. Dies würde die steuerlichen Begünstigungen hinfällig machen und könnte zu steuerlichen Nachteilen für den Nutzer führen.

Tipp für Händler: Weisen Sie Ihre Kunden höflich darauf hin, dass der Gutscheinwert möglichst vollständig für den Einkauf genutzt werden sollte, um den vollen Wert des Benefits zu erhalten.

Da deine Pluxee Karte auf Prepaid-Basis funktioniert, kann eine Zahlung nur dann erfolgreich abgeschlossen werden, wenn der Betrag durch dein aktuelles Guthaben gedeckt ist. Ein Überziehen der Karte ist technisch nicht möglich und führt zu einer Ablehnung der Transaktion.

So gehst du vor, wenn der Rechnungsbetrag höher ist:

• Vorab-Check: Prüfe vor deinem Einkauf unbedingt dein aktuelles Guthaben in der Pluxee App oder im Pluxee Portal. So vermeidest du Überraschungen an der Kassa.
• Teilzahlung anfragen: Wenn du mehr einkaufen möchtest, als sich Guthaben auf der Karte befindet, frage das Kassenpersonal vor dem Bezahlvorgang, ob eine Teilzahlung möglich ist.
• Vorgang splitten:
  • Nenne dem Personal deinen exakten Guthabenstand.
  • Lass diesen Betrag zuerst von deiner Pluxee Karte abbuchen.
  • Den verbleibenden Restbetrag kannst du dann auf eine andere Weise begleichen (z. B. in bar oder mit einer anderen Bankkarte).

Wichtig: Nicht alle Kassensysteme unterstützen Teilzahlungen automatisch. Die rechtzeitige Absprache mit dem Personal ist daher der sicherste Weg.

Für den Umtausch von abgelaufenen Pluxee Gutscheinen wende dich bitte an die ausgebende Stelle (in der Regel dein Arbeitgeber). Diese kümmert sich um sämtliche Umtauschmodalitäten mit Pluxee.

Registriere dich in der Pluxee App und füge deine Pluxee Karte hinzu: 

Halte deinen persönlichen Registrierungscode und die Referenznummer aus dem Willkommensbrief von Pluxee bereit. Diese benötigst du, um deinen Pluxee Karten Benefit in der App hinzuzufügen. 

1. Lade dir die Pluxee App im jeweiligen App Store herunter.
2. Registriere dich mit deiner E-Mail und lege ein Passwort fest.
3. Füge deine Pluxee Karte mittels Registrierungscode und Referenznummer hinzu. 

Generell kann das Guthaben auf deiner Pluxee Karte kumuliert werden und damit gibt es kein Limit.

Für den Lebensmittel Benefit bedeutet das bis zu 440,– Euro pro Jahr, für den Restaurant Benefit bis zu 1.760,– Euro pro Jahr und für den Geschenk Benefit bis zu 186,– Euro pro Jahr.

Eventuell hat dein Arbeitgeber ein Limit festgelegt, weitere Informationen erhältst du dann von ihm.

Gutscheine: Prüfen Sie die Gutscheine bei Annahme, sammeln und entwerten Sie diese. Wichtig: Bitte die Gutscheine nicht klammern, einreißen, lochen oder kleben und keinesfalls den Strichcode durchstreichen.
Senden Sie die eingelösten Gutscheine mit dem von uns zur Verfügung gestellten Abrechnungsformular an Pluxee.
Wir bearbeiten die Gutscheine unverzüglich nach Einlangen und überweisen Ihnen den Auszahlungsbetrag.

Karten: Den Rechnungsbetrag erhalten Sie wie bei anderen VISA-basierten Karten üblich von Ihrem Acquirer.

Die Pluxee Karte ist technisch so konzipiert, dass sie nahtlos in die bestehende Zahlungsinfrastruktur passt. Da Pluxee Karten auf derselben Technologie wie herkömmliche Bankomat- oder Kreditkarten basieren, gestaltet sich die Abwicklung für dich besonders einfach:

• Unterstützte Terminals: Zahlungen können über alle Standard-VISA-Terminals bei unseren Partnern durchgeführt werden.
• Zahlungsarten: Du hast zwei Möglichkeiten, die Zahlung am Terminal vorzunehmen:
  • Kontaktlos: Halte deine Karte oder dein Smartphone (bei Nutzung der virtuellen Karte) einfach an das Wellen-Symbol des Terminals.
  • Einschub: Stecke die Karte in das Lesegerät ein und gib deinen PIN-Code ein.
• Voraussetzung: Der jeweilige Händler muss ein offizieller Pluxee Akzeptanzpartner sein und das entsprechende Kartenprodukt (z. B. Restaurant oder Lebensmittel) unterstützen.

Dank des VISA-Netzwerks profitierst du von einer schnellen und sicheren Transaktionsabwicklung bei tausenden Partnern.

Ein Eintausch der Gutscheine gegen Bargeld ist nicht möglich, da diese steuerlich begünstigt sind. Dies würde zu einem geldwerten Vorteil führen und somit gegen das Gesetz verstoßen (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1988​).