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Los geht's!

Hinter der „besseren“ Karte steckt ein technologischer Generationswechsel. Durch die Umstellung von der alten V-Pay Technologie auf das moderne Visa Business System wird dein Lebensmittel-Benefit fit für die digitale Zukunft gemacht.

Das sind die wesentlichen Vorteile und Unterschiede:

• Breite Marktakzeptanz: Das Visa-Netzwerk ist weltweit einer der größten Standards. Mit der Visa Business Karte profitierst du von einer noch höheren Akzeptanz im Handel und in der Gastronomie.
• Online-Zahlungen: Im Gegensatz zur alten V-Pay Karte kannst du mit der Visa Business Karte deine Lebensmittel nun auch bequem bei verifizierten Online-Partnern und Lieferdiensten bezahlen.
• Mobile Payment: Die neue Karte lässt sich problemlos in Apple Pay (iOS) oder Pluxee Pay (Android) integrieren, sodass du dein Smartphone zum Bezahlen nutzen kannst. Hier erfährst du mehr zur Einrichtung von Mobile Payment.
• Modernes Design: Du erkennst die neue Karte ganz einfach auf den ersten Blick: Sie trägt nun das markante Visa-Logo, während auf der alten Generation das V-Pay-Logo zu finden war.

Dieser Wechsel ermöglicht dir ein deutlich flexibleres und zeitgemäßeres Einkaufserlebnis bei der Nutzung deines steuerfreien Verpflegungszuschusses.

Die Umstellung auf die Visa Business Technologie bringt für dich als Nutzer massive Vorteile und eine deutlich größere Freiheit bei der Wahl deiner Einkaufsquellen. Du profitierst nicht nur vom gewohnt starken Netzwerk vor Ort, sondern auch von völlig neuen digitalen Möglichkeiten.

Deine Einsatzmöglichkeiten im Überblick:

• Jetzt auch Online-Shopping: Das ist der größte Gamechanger! Mit der neuen Visa Business Karte kannst du nun endlich auch bei Online-Lieferdiensten bezahlen. Bestelle deine Lebensmittel ganz bequem von zu Hause oder ins Büro, zum Beispiel bei:
  • gurkerl (Online-Supermarkt)
  • Wolt (Lieferdienst für Restaurants und Lebensmittel)
• Gewohntes Netzwerk bleibt: Alle bisherigen Akzeptanzpartner, die du schon von der alten V-Pay Karte kennst, bleiben dir erhalten. Dazu zählen große Supermarktketten wie BILLA, SPAR oder EUROSPAR sowie zahlreiche regionale Bäckereien und Fleischereien.

Mit der Pluxee Lebensmittel Karte genießen Sie eine enorme Vielfalt bei der täglichen Verpflegung. Das Netzwerk umfasst aktuell über 10.500 Akzeptanzstellen in ganz Österreich und wird stetig erweitert.

Wo kann die Karte eingesetzt werden? Das Einlösen ist bei einer Vielzahl von Partnern möglich, darunter:

• Klassische Gasthäuser und Restaurants
• Große Supermärkte und Lebensmittelhändler
• Fast-Food-Lokale und Systemgastronomie
• Regionale Fachgeschäfte wie Bäckereien und Fleischereien 

Um gezielt nach Akzeptanzstellen in Ihrer Nähe zu suchen, nutzen Sie am besten die digitalen Tools von Pluxee:

• Pluxee App: Öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone und nutzen Sie die Kartenansicht. Sie können dort direkt nach Kategorien oder Standorten filtern.
• Pluxee Portal: Nutzen Sie die interaktive Suche im Web-Portal.
• Kartentyp auswählen: Da Pluxee aktuell zwei Kartensysteme unterstützt, können Sie in der Suche explizit zwischen der „Lebensmittel Karte (VPAY)“ und der neuen „Lebensmittel Karte“ (Visa Business) unterscheiden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Kartentyp am gewählten Standort auch sicher akzeptiert wird.

Dank der Umstellung auf Visa Business wächst das Netzwerk kontinuierlich, sodass Sie Ihre Benefits noch flexibler nutzen können.

Der Umstieg auf die neue Generation der Lebensmittel Karte auf Visa Business Basis bietet Ihren Mitarbeitenden ein noch größeres Akzeptanzstellen-Netzwerk und moderne Bezahlfunktionen. Für die Umstellung in Ihrem Unternehmen stehen Ihnen zwei verschiedene Wege zur Verfügung:

Option 1: Der Gesamtaustausch (Rollout auf einen Schlag)

Hierbei werden alle im Umlauf befindlichen alten Karten (VPAY) gleichzeitig durch die neue Visa Business Karte ersetzt.

• Ihre Vorteile:
  • Geringer Aufwand: Keine monatliche Prüfung ablaufender Karten im Portal notwendig.
  • Kosteneffizienz: Einmalig anfallende Kosten für die Erneuerung der gesamten Belegschaft.
  • Einfache Verwaltung: Gesammelte Aktivierung aller neuen Karten mit nur wenigen Klicks.
  • Sofortiger Benefit: Alle Mitarbeitenden profitieren zeitgleich von den verbesserten Einsatzmöglichkeiten.
  • Gültigkeit: Die neuen Karten sind ab Ausstellung wieder volle 3 Jahre gültig.

Option 2: Der schrittweise Austausch (Step-by-Step)

In diesem Szenario werden die alten Karten erst dann ersetzt, wenn sie ihr natürliches Ablaufdatum erreichen oder bei Verlust/Defekt getauscht werden müssen.

• Der Prozess:
  • Monatliche Kontrolle: Sie prüfen im Firmenkundenportal laufend, welche Karten zur Erneuerung anstehen.
  • Individuelle Bestellung: Die Bestellung der neuen Visa Business Karte wird jeweils einzeln ausgelöst.
  • Einzelaktivierung: Jede Karte muss nach der Lieferung individuell für den jeweiligen Mitarbeitenden aktiviert werden.
  • Dauer: Da VPAY-Karten eine Gültigkeit von 3 Jahren haben, kann es bei diesem Modell bis zu 3 Jahre dauern, bis Ihre gesamte Flotte vollständig auf Visa Business umgestellt ist.

Der technologische Wechsel von V-PAY auf das neue System bringt viele Vorteile mit sich, doch bedeutet das für dich als Unternehmen eine finanzielle Mehrbelastung? Hier ist die gute Nachricht:

• Keine versteckten Gebühren: Durch die Umstellung auf die verbesserte Pluxee Lebensmittel Karte entstehen Ihnen keine zusätzlichen Kosten über den üblichen Rahmen hinaus.
• Vertragliche Basis: Es fallen lediglich die bereits vertraglich vereinbarten Wechselkosten bzw. Renewalkosten für den physischen Tausch der Karten an. Diese Kosten entsprechen den regulären Gebühren, die auch bei einem standardmäßigen Kartenaustausch (z. B. nach Ablauf der Gültigkeit) anfallen würden.

Somit profitieren Ihre Mitarbeitenden von modernster Technik und einer verbesserten Akzeptanz, während die Kostenstruktur für Sie transparent und planbar bleibt.

Der Wechsel von der bisherigen V-Pay-Technologie zum modernen Visa Business Standard erfolgt fließend. Da Karten aus Sicherheitsgründen ein festes Ablaufdatum haben, werden sie normalerweise erst nach Ende ihrer Laufzeit ersetzt.

Details zur Übergangszeit:

• Dauer der Umstellung: Abhängig vom jeweiligen Ablaufdatum der aktuell im Umlauf befindlichen Karten kann die gesamte Übergangsphase bis zu 3 Jahre dauern.
• Schrittweiser Austausch: Standardmäßig erhält ein Mitarbeiter die neue Visa Business Karte erst dann, wenn seine alte V-Pay Karte abläuft oder beschädigt wird.
• Option „Komplettwechsel“ für Unternehmen: Wenn Sie als Arbeitgeber sicherstellen möchten, dass Ihre gesamte Belegschaft zeitgleich von den neuen Vorteilen (wie Mobile Payment und Online-Zahlungen) profitiert, können Sie sich für einen Komplettwechsel entscheiden. Dabei werden alle alten Karten vorzeitig gegen die neuen Visa Business Karten ausgetauscht.

Durch einen Komplettwechsel vermeiden Sie eine „Zwei-Klassen-Belegschaft“ bei den Benefits und ermöglichen allen Teammitgliedern sofort den Zugang zu den modernsten Bezahlfunktionen.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeitenden die besseren Lebensmittel Karten bereits vorliegen
2. Aktivieren Sie die besseren Lebensmittel Karten im Firmenkunden-Portal
3. Das Kartenguthaben (sofern vorhanden) wird automatisch auf die neue, bessere Lebensmittel Karte übertragen
4. Ihre Mitarbeitenden registrieren ihre neue Lebensmittel Karte in der Pluxee App – Fertig!

Das Pluxee Firmenkundenportal ist das zentrale Steuerungselement für die effiziente Verwaltung Ihrer Mitarbeiter-Benefits. Es wurde speziell entwickelt, um administrative Aufgaben so zeitsparend wie möglich zu gestalten.

Zentrale Funktionen des Portals: Im Portal können Sie alle administrativen Prozesse rund um Ihre Pluxee Produkte eigenständig steuern:

• Bestellmanagement: Neue Karten bestellen oder Guthaben für bestehende Karten aufladen.
• Nutzerverwaltung: Mitarbeiterdaten pflegen, neue Teammitglieder hinzufügen oder Konten bei Austritt schließen.
• Sicherheitsfunktionen: Karten sperren, PIN-Briefe nachbestellen oder Administrator-Rechte vergeben.
• Einstellungen: Den Kartenerneuerungsmodus (monatlich oder quartalsweise) festlegen und E-Mail-Empfänger für Benachrichtigungen verwalten.

Sollten Sie Fragen zu speziellen Funktionen haben oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung benötigen, stehen Ihnen umfassende Hilfestellungen zur Verfügung:

• Direkt im Portal: Nutzen Sie die integrierten Hilfebereiche nach dem Login.
• Online-Support: Umfassende Informationen, FAQs und Leitfäden rund um die Nutzung des Firmenportals finden Sie hier.

Das Portal ist darauf ausgelegt, Ihnen die volle Kontrolle über Ihre Benefits-Struktur zu geben, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Sobald Sie als Arbeitgeber die Beladung der Pluxee Karten über das Portal erfolgreich abgeschlossen und bestätigt haben, steht das Guthaben Ihren Mitarbeitenden sofort zur Verfügung. Es gibt keine Wartezeiten; die Wertstellung erfolgt in Echtzeit.

Was Mitarbeitende bei der ersten Nutzung beachten müssen:

Damit das Guthaben reibungslos genutzt werden kann, ist bei der ersten Verwendung einer neuen physischen Karte ein kleiner technischer Zwischenschritt notwendig:

• Sofortige Verfügbarkeit: Das Geld ist direkt nach der Beladung auf dem Konto hinterlegt und in der App sichtbar.
• Erste Aktivierung am Terminal: Bei der allerersten Zahlung kann die Karte noch nicht kontaktlos (NFC) an das Terminal gehalten werden. Die Karte muss in das Kartenlesegerät eingesteckt werden.
• PIN-Eingabe: Durch das Einstecken und die anschließende Eingabe des persönlichen 4-stelligen PIN-Codes wird der Chip der Karte final synchronisiert und für alle Funktionen freigeschaltet.
• Folgezahlungen: Ab der zweiten Transaktion kann der Mitarbeiter ganz bequem kontaktlos bezahlen, sofern der Betrag die Sicherheitsgrenzen für die PIN-freie Zahlung nicht überschreitet.

Hinweis für rein virtuelle Karten: Bei der Nutzung via Smartphone (Apple Pay oder Pluxee Pay) entfällt das Einstecken der Karte; hier ist das Guthaben ab der Aktivierung in der Wallet sofort kontaktlos nutzbar.

Der Monatliche Modus im Pluxee Portal ist ein praktisches Planungs-Tool für Arbeitgeber, um den Austausch ablaufender Karten effizient zu steuern. Er bietet Ihnen eine vorausschauende Übersicht, damit Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig und ohne Unterbrechung ihre neuen Karten erhalten.

Die wichtigsten Details zum Ablauf:

• 3-Monats-Vorschau: In diesem Modus zeigt Ihnen das System alle Karten an, deren Gültigkeit in den nächsten 3 Monaten abläuft. So behalten Sie stets den Überblick über anstehende Erneuerungen.
• Frist für Änderungen: Sie können Anpassungen an den Folgekarten (z. B. Namensänderungen, Adressanpassungen oder Stornierungen bei Austritten) monatlich bis zum 12. des Vormonats vornehmen.
• Fixierung der Daten: Nach dem 12. des Vormonats wird der Bearbeitungszeitraum für den kommenden Monat geschlossen. Die entsprechenden Datensätze sind dann im Portal grau hinterlegt und können nicht mehr bearbeitet werden, da sie bereits in den Produktionsprozess übergegangen sind.
• Regelmäßige Lieferung: Die Zustellung der neu produzierten Folgekarten erfolgt monatlich, sodass die Mitarbeitenden ihre neue Karte rechtzeitig vor Ablauf der alten in den Händen halten.

Tipp: Prüfen Sie am besten fix Anfang jeden Monats die Liste der ablaufenden Karten, um alle notwendigen Änderungen vor der Deadline am 12. bequem erledigen zu können.

Der Quartals-Modus im Pluxee Portal ist ein Planungswerkzeug für Arbeitgeber, die den Austausch ablaufender Karten gebündelt für ein ganzes Vierteljahr verwalten möchten. Dies reduziert den administrativen Aufwand, da die Karten nicht jeden Monat, sondern in größeren Zeitabständen geliefert werden.

Die wichtigsten Details zum Ablauf:

• Quartals-Vorschau: In diesem Modus zeigt Ihnen das System alle Karten an, deren Gültigkeit innerhalb des kommenden Quartals (3 Monate) abläuft.
• Fristen für Änderungen: Auch im Quartals-Modus gilt der 12. des Vormonats als entscheidende Deadline für Anpassungen (z. B. Stornierung bei Mitarbeiteraustritten oder Namensänderungen).
• Wichtige Stichtage:
  • Bis 12. Dezember für Kartenabläufe in Q1 (Januar–März)
  • Bis 12. März für Kartenabläufe in Q2 (April–Juni)
  • Bis 12. Juni für Kartenabläufe in Q3 (Juli–September)
  • Bis 12. September für Kartenabläufe in Q4 (Oktober–Dezember)
• Fixierung der Daten: Nach Verstreichen des jeweiligen Stichtags werden die Datensätze im Portal grau hinterlegt. Das bedeutet, dass sie sich bereits im Produktionsprozess befinden und keine weiteren Änderungen mehr möglich sind.
• Gebündelte Lieferung: Im Gegensatz zum Monats-Modus erfolgt die Zustellung der Folgekarten hier gesammelt einmal pro Quartal.

Als Administrator haben Sie die Flexibilität, den Rhythmus für die Erneuerung ablaufender Karten an Ihre internen Prozesse anzupassen. Der Wechsel zwischen dem Monatlichen Modus und dem Quartals-Modus erfolgt direkt in Ihren Unternehmenseinstellungen.

So nehmen Sie die Umstellung vor:

• Einstellungen aufrufen: Loggen Sie sich als Admin in das Portal ein und klicken Sie auf das Zahnradsymbol oberhalb der roten Menüleiste.
• Modus wählen: Navigieren Sie zu den Firmen-Einstellungen unter den Punkt „Kartenerneuerungsmodus“. Dort können Sie zwischen der monatlichen und der quartalsweisen Erneuerung wählen.
• Zeitfenster für die Umstellung beachten: Damit die Produktionsprozesse nicht gestört werden, ist ein Wechsel nur in einem spezifischen Zeitfenster am Ende eines Quartals möglich. Die Option ist jeweils vom 15. bis zum Ende des letzten Quartalsmonats aktiv:
  • 15. – 28./29. Februar (für das 1. Quartal)
  • 15. – 31. Mai (für das 2. Quartal)
  • 15. – 31. August (für das 3. Quartal)
  • 15. – 30. November (für das 4. Quartal)

Diese Zeitfenster gelten sowohl für den Wechsel von monatlich auf quartalsweise als auch umgekehrt. Außerhalb dieser Zeiträume ist die Auswahlmöglichkeit im Portal deaktiviert, um eine konsistente Planung der Folgekarten-Lieferungen zu gewährleisten.

Als Administrator haben Sie im Pluxee Portal die volle Kontrolle darüber, wer über den monatlichen Erneuerungsprozess der Karten informiert wird. So stellen Sie sicher, dass die zuständigen Personen in Ihrer Fachabteilung oder Personalverwaltung rechtzeitig an die Fristen erinnert werden.

So verwalten Sie die Empfänger:

• Einstellungen öffnen: Loggen Sie sich als Admin im Firmenkundenportal ein und klicken Sie auf das Zahnradsymbol, das sich rechts oben über der roten Menüleiste befindet.
• Firmen-Einstellungen aufrufen: Navigieren Sie zu den Firmen-Einstellungen, um die Kommunikationsoptionen zu bearbeiten.
• E-Mail-Adressen definieren: Hier stehen Ihnen zwei logische Optionen für den Versand der monatlichen Erinnerungen zur Verfügung:
  • Standard-Einstellung (Felder leer): Wenn Sie keine spezifischen E-Mail-Adressen hinterlegen, sendet das System die Benachrichtigungen automatisch an alle registrierten Administratoren.
  • Gezielte Zuweisung (Felder befüllt): Sobald Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen in die entsprechenden Eingabefelder eintragen, werden die Benachrichtigungen ausschließlich an diese Adressen gesendet. Die allgemeinen Admins erhalten dann keine automatischen E-Mails mehr dazu.

Diese Einstellung ist besonders hilfreich, wenn Sie die operativen Aufgaben der Kartenverwaltung von den generellen Administrator-Rechten trennen möchten.

Du kannst jederzeit nachvollziehen, für welche deiner Mitarbeitenden bereits eine Folgekarte beauftragt wurde. Diese Information wird dir gesammelt in Form eines Reports zur Verfügung gestellt.

So rufst du die Information ab:

• Portal-Navigation: Logge dich in dein Firmenkundenportal ein und wähle in der roten Menüleiste den Reiter „Dokumente“ aus.
• Zeitpunkt: Der spezifische Report zur Kartenerneuerung steht dir dort jeweils im Folgemonat der Bestellung zur Verfügung.
• Download: Du kannst den Bericht einfach herunterladen, um eine genaue Übersicht über alle erneuerten Karten und den aktuellen Status zu erhalten.

Wenn Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen, müssen die zugehörigen Pluxee Konten ordnungsgemäß geschlossen werden. Diesen Vorgang können Sie als Administrator eigenständig und direkt im Portal durchführen.

Schritt-für-Schritt zur Kontoschließung:

1. Nutzerliste aufrufen: Klicken Sie im Firmenkundenportal in der roten Menüleiste auf den Punkt „Nutzerliste“. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle aktiven Mitarbeiter-Accounts.
2. Details öffnen: Suchen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden und klicken Sie rechts auf „Details“, um die vollständige Account-Ansicht zu öffnen.
3. Bearbeitungsmodus: Klicken Sie nun auf den Button „Nutzer bearbeiten“.
4. Schließung terminieren: Unten rechts finden Sie die Option zur Kontoschließung. Wählen Sie hier das Datum aus, an dem die Karte endgültig deaktiviert werden soll.

Wichtige Hinweise zum Unterschied zwischen Sperre und Schließung:

• Endgültigkeit: Eine Kontoschließung ist unwiderruflich. Sobald das gewählte Datum erreicht ist, kann die Karte nicht mehr reaktiviert werden. Auch die verknüpfte Mitarbeiter-ID ist nach der Schließung für dieses System nicht mehr nutzbar.
• Abgrenzung zur Sperrung: Im Gegensatz dazu ist eine Kartensperrung nur vorübergehend (z. B. bei Verlust). Eine gesperrte Karte kann jederzeit wieder aktiviert werden, während eine geschlossene Karte dauerhaft deaktiviert bleibt.

Wir empfehlen, das Schließungsdatum mit dem letzten Arbeitstag des Mitarbeitenden zu koordinieren, damit verbleibendes Guthaben noch zeitnah genutzt werden kann.

Das Hinzufügen neuer Teammitglieder zu Ihrem Pluxee-System ist ein unkomplizierter Prozess, der direkt über das Online-Portal erfolgt. Sie müssen dafür keine separaten Formulare ausfüllen, sondern nutzen einfach Ihre bestehende Beladedatei.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Daten vorbereiten: Öffnen Sie Ihre gewohnte Excel-Beladedatei. Tragen Sie den neuen Nutzer in eine freie Zeile ein.
2. Pflichtfelder beachten: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Felder (wie Name, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und ggf. Personalnummer) vollständig ausgefüllt sind, damit das System den Datensatz korrekt verarbeiten kann.
3. Datei hochladen: Loggen Sie sich im Firmenkundenportal ein und laden Sie die aktualisierte Excel-Datei hoch.
4. Zusammenfassung prüfen: Das Portal erkennt automatisch, dass ein neuer Datensatz vorhanden ist. In der Zusammenfassung erscheint der Hinweis, dass eine neue Kartenanlage erstellt wird.
5. Bestätigung: Klicken Sie auf den Button „Nutzer Anlegen & Konten beladen“. Damit wird im Hintergrund sowohl die Karte bestellt (falls konfiguriert) als auch das Konto für die erste Beladung vorbereitet.

Durch diesen Prozess werden neue Mitarbeitende nahtlos in den laufenden monatlichen Beladezyklus integriert.

Damit deine gesammelten Gutscheine aus dem vergangenen Jahr erfolgreich bearbeitet und abgerechnet werden können, ist die Einhaltung eines zentralen Stichtags essenziell:

• Der Stichtag: Deine Gutscheine müssen spätestens bis zum 31.03. bei uns eingelangt sein.
• Der Eingang zählt: Bitte beachte, dass nicht das Datum des Poststempels, sondern das tatsächliche Eintreffen der Gutscheine bei Pluxee entscheidend ist.
• Rechtzeitiger Versand: Wir empfehlen dir daher, den Versand frühzeitig zu planen, um Verzögerungen auf dem Postweg abzufangen.

Sollten Gutscheine nach diesem Datum bei uns eingehen, können sie aus abrechnungstechnischen Gründen leider nicht mehr berücksichtigt werden.

Damit deine Kunden auch an deinem neuen Terminal weiterhin problemlos mit Pluxee bezahlen können, muss das Gerät in unserem System hinterlegt bzw. aktualisiert werden. Um einen reibungslosen Übergang ohne Zahlungsausfälle zu gewährleisten, informiere uns bitte umgehend über den Gerätewechsel.

Du hast dafür zwei Möglichkeiten:

• Online-Portal (Schnellste Lösung): Logge dich in dein Akzeptanzpartner-Portal ein und aktualisiere deine Terminaldaten selbstständig unter dem entsprechenden Menüpunkt.
• Per E-Mail: Sende uns eine Nachricht mit deinen neuen Terminaldaten an partner.at@pluxeegroup.com .

Bitte achte darauf, uns die neuen Terminal-IDs (TID) mitzuteilen, damit die Freischaltung zeitnah erfolgen kann.

Da Pluxee aus Sodexo hervorgegangen ist, behalten auch ältere Sodexo Gutscheine während ihrer Gültigkeitsdauer ihren Wert und ihre Gültigkeit. Für die Einreichung bedeutet das für dich:

• Gemeinsame Einreichung: Du kannst selbstverständlich beide Gutschein-Produkte (Sodexo und Pluxee) gemeinsam in einer Sendung einreichen.
• Keine Trennung nötig: Eine physische Trennung nach Marken (Sodexo/Pluxee) ist innerhalb derselben Produktkategorie (z. B. Lebensmittel oder Restaurant) nicht erforderlich.
• Wichtige Voraussetzung: Achte lediglich darauf, dass die Gutscheine noch innerhalb der Einreichfrist liegen und das Gültigkeitsdatum nicht überschritten wurde.

Dies erleichtert dir die Administration und spart zusätzlichen Aufwand beim Versand deiner Unterlagen.