Digitale Essensmarken: Was Sie als Arbeitgeber:in wissen sollten
Essen gehen in der Mittagspause, ein schneller Snack zwischendurch oder der Wocheneinkauf nach Feierabend – Ernährung kostet, und das jeden Tag.
Mit digitalen Essensmarken können Arbeitgeber:innen hier gezielt unterstützen und ihren Mitarbeiter:innen einen steuerfreien Benefit bieten, der direkt im Alltag ankommt. Wie sie funktionieren, welche Vorteile sie bieten und was Sie bei der Einführung beachten sollten, erfahren Sie hier!
Was sind digitale Essensmarken?
Digitale Essensmarken sind eine moderne Form des Essenszuschusses – ein steuerfreier Sachbezug, mit dem Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeiter:innen bei der täglichen Verpflegung unterstützen. Statt klassischer Papiergutscheine erhalten Mitarbeiter:innen dabei eine physische oder digitale Karte, mit der sie ihre Mahlzeiten bezahlen können – in Österreich sind dabei pro Arbeitstag bis zu 8,– Euro für Restaurantbesuche und bis zu 2,– Euro für Lebensmitteleinkäufe steuerfrei.
Möchten Sie Ihren Mitarbeiter:innen mehr als die steuerfreien Höchstbeträge gewähren, ist das natürlich auch möglich. Die darüber hinausgehenden Beträge unterliegen dann allerdings der regulären Besteuerung.
Welche Vorteile bieten Essensmarken für Unternehmen?
Dass Mitarbeiter:innen sich über die finanzielle Unterstützung freuen, liegt auf der Hand. Aber auch für Unternehmen zahlt sich der Essenszuschuss aus. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Mitarbeitermotivation und -bindung stärken: Mitarbeiter:innen, die sich wertgeschätzt fühlen, arbeiten motivierter, bleiben länger und identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen.
- Modernes Employer Branding: Benefits wie Essenszuschüsse machen Ihr Unternehmen für potenzielle Bewerber:innen attraktiver.
- Steuerliche Vorteile optimal nutzen: Keine Lohnnebenkosten, keine Lohnsteuer, keine Sozialversicherung – bis zu den gesetzlichen Grenzen von 8,- Euro bzw. 2,- Euro täglich bleiben Essenszuschüsse komplett abgabenfrei.
| Ein konkretes Rechenbeispiel: Sabine Weber arbeitet Vollzeit mit 20 Arbeitstagen pro Monat bei einem Bruttogehalt von 3.500,– Euro. Sie erhält mit der Pluxee Restaurant Karte jeden Monat den maximal steuerfreien Betrag von 160,– Euro. Bei einer vergleichbaren Bruttogehaltserhöhung von 160,– Euro monatlich müssten Sie als Arbeitgeber:in zusätzlich Sozialversicherungsabgaben und Lohnnebenkosten abführen – die jährlichen Personalkosten lägen bei 2.488,37 Euro. Mit der Pluxee Restaurant Karte betragen die Kosten hingegen nur 1.920,– Euro pro Jahr, da keine zusätzlichen Abgaben anfallen. Das ergibt eine Ersparnis von 568,37 Euro jährlich – und Sabine erhält trotzdem den vollen Betrag. |
Welche Vorteile bieten Essensmarken für Mitarbeiter:innen?
Essensmarken bringen Ihren Mitarbeiter:innen handfeste Vorteile im Alltag – und das gleich auf mehreren Ebenen.
- Mehr Netto vom Brutto: Mit dem Essenszuschuss bekommen Ihre Mitarbeiter:innen einen echten Brutto-gleich-Netto-Vorteil: Das Geld kommt zu 100% an, ohne Abzüge.
- Maximale Flexibilität: Ihre Mitarbeiter:innen entscheiden selbst, wofür sie den Zuschuss nutzen, ob für das Mittagessen im Restaurant, ein Weckerl vom Bäcker oder den Wocheneinkauf im Supermarkt.
- Kumulation ohne Limit: Mitarbeiter:innen können ihre Zuschüsse auch ansparen und gesammelt ausgeben – ob für ein Teamessen, ein besonderes Restaurant oder einfach, weil im Alltag nicht jeden Tag Zeit zum Einlösen bleibt. Nicht genutzte Beträge verfallen nicht.
- Wertschätzung erleben: Mit dem Essenszuschuss spüren Ihre Mitarbeiter:innen täglich die Wertschätzung eines Unternehmens, das sie wirklich unterstützt.
Übrigens profitiert auch die regionale Wirtschaft. Wenn Mitarbeiter:innen ihren Essenszuschuss beim Restaurant ums Eck, beim Bäcker oder im lokalen Supermarkt einlösen, bleibt mehr Geld in der Region. Das gilt besonders, wenn Mitarbeiter:innen weit verteilt oder im Homeoffice arbeiten und in ihrem jeweiligen Umfeld konsumieren.
Wie unterscheiden sich Papier- und digitale Essensmarken?
Essensmarken haben in Österreich eine lange Tradition – viele Unternehmen kennen sie noch als klassische Papiergutscheine. Seit dem Wartungserlass des Finanzministeriums vom 13. Dezember 2018 sind aber auch digitale Essensmarken offiziell als gleichwertige Alternative anerkannt. Das bedeutet, sie sind steuerlich genauso absetzbar wie ihre Pendants aus Papier. Seitdem setzen immer mehr Unternehmen auf die digitale Variante, denn sie bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:
- Komfortable Bezahlung per Karte oder Mobile Payment
- Umweltfreundlicher und nachhaltiger, dank einmaliger Kartenproduktion statt monatlich gedruckter und versendeter Gutscheine
- Sicherer, da digitale Karten in der Wallet nicht verloren gehen oder vergessen werden können
- Jederzeit und überall verfügbar – ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice
- Einfachere Verwaltung für Unternehmen, da die Karte einmal ausgegeben und dann einfach wieder aufgeladen wird
Auch bei gesetzlichen Änderungen sind digitale Essensmarken im Vorteil: Werden die Lohnsteuerregelungen angepasst, wie etwa im Juli 2020, bleiben bereits ausgehändigte Papiergutscheine nicht zwingend gültig. Bei der digitalen Variante entfällt dieses Risiko, da Beträge und Konditionen in Echtzeit aktualisiert werden können. Auch deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den digitalen Essenszuschuss – zumal der Umstieg auf die Karte einfach und schnell umsetzbar ist.
So setzt Pluxee den digitalen Essenszuschuss um
Wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Pluxee bietet zwei Kartenlösungen, die sich gezielt an den Alltag Ihrer Mitarbeiter:innen anpassen:
Pluxee Restaurant Karte
Mit der Pluxee Restaurant Karte können Ihre Mitarbeiter:innen bis zu 8,- Euro pro Arbeitstag steuerfrei für Mahlzeiten nutzen. Die Karte ist bei Gaststätten, Restaurants, Kantinen und Lieferdiensten in ganz Österreich einsetzbar – ob für das Mittagsmenü im Restaurant, die Mahlzeit in der Betriebskantine oder die Essensbestellung nach Feierabend.
Pluxee Lebensmittel Karte
Die Pluxee Lebensmittel Karte ermöglicht Ihren Mitarbeiter:innen täglich bis zu 2,- Euro pro Arbeitstag steuerfrei für Lebensmitteleinkäufe. Mit Akzeptanzpartnern wie Lebensmittelgeschäfte, Bäckereien, Kaffeehäuser, Fleischereien, Würstelstände und Fast-Food-Ketten – lässt sie sich vielseitig nutzen, für den schnellen Snack zwischendurch, das Frühstücksweckerl oder den Einkauf für zu Hause.
Gut zu wissen: Auch mit der Pluxee Geschenkkarte können Ihre Mitarbeiter:innen bei ausgewählten Lieferdiensten bestellen – eine zusätzliche Option über die Essensmarken hinaus.
In vier Schritten zu smarter Mitarbeiterverpflegung mit Pluxee
Die Einführung von unseren Benefits ist in wenigen Schritten erledigt. Unser Team begleitet Sie dabei von der ersten Beratung bis zur laufenden Verwaltung:
- Erstgespräch & Beratung: Vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch, um herauszufinden, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
- Auswahl & Bestellung: Nach der Entscheidung ür die passende Karte – Restaurant Karte, Lebensmittel Karte oder beide – erhalten sie alle vertragsrelevanten Unterlagenwie AGB, Nutzungsbedingungen und Kundenblatt. Anschließend stellen Sie die Daten für die Personalisierung der Karten bereit und die Produktion startet.
- Onboarding & Einführung: Sie erhalten alle relevanten Informationen zur Administration un dNutzung des Benefits, inklusive Schulung im Kundenportal Ihre Mitarbeiter:innen bekommen ihre persönlichen Pluxee Karten samt PINs und Registrierungsunterlagen direkt zugesendet.
Bei allen anderen Anliegen rund um unsere Produkte stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartner:innen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung.
Fazit: Digitale Essensmarken – der Benefit mit Zukunft
Ob Kostenersparnis für Mitarbeiter:innen, steuerliche Vorteile für Unternehmen oder weniger Verwaltungsaufwand im HR-Alltag – digitale Essensmarken bringen für alle Seiten spürbare Vorteile. Und gerade der Umstieg von Papier auf die digitale Variante zeigt: Ein moderner Essenszuschuss muss weder kompliziert noch aufwendig sein, um im Alltag einen echten Unterschied zu machen.
Sie möchten noch mehr erfahren? In unserem Pluxee-Blog gibt es jede Menge weiteren Lesestoff rund um den Arbeitsalltag – von praktischen Tipps, um die Arbeitgeberattraktivität bei Lehrlingen zu steigern über Steuertipps und Steuervorteile von Benefits für Mitarbeiter:innen bis hin zu allem, was Sie bei Betriebsfeiern (steuerlich) beachten sollten.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Können Essensmarken auch an freien Tagen eingelöst werden?
In Österreich sind steuerfreie Essensmarken an tatsächliche Arbeitstage gebunden – sie dürfen also nicht für Urlaubs-, Feiertags- oder Krankenstandstage ausgegeben werden. Bereits gutgeschriebene Beträge können aber auch an freien Tagen eingelöst werden, da angesammelte Guthaben nicht verfallen.
Können Teilzeitkräfte von Essensmarken profitieren?
Auf jeden Fall. Der Essenszuschuss wird anteilig nach Arbeitstagen berechnet. Auch Teilzeitkräfte erhalten den vollen steuerfreien Vorteil für ihre Arbeitstage.
Funktionieren Essensmarken auch für Außendienstmitarbeiter:innen?
Ja, digitale Essensmarken sind ortsunabhängig und können bei allen teilnehmenden Akzeptanzstellen in ganz Österreich eingelöst werden.
Kann ich meinen Mitarbeiter:innen auch mehr als die steuerfreien Höchstbeträge gewähren?
Ja, das ist möglich. Die Beträge über den Grenzen von 8,– Euro (Restaurant) bzw. 2,– Euro (Lebensmittel) pro Arbeitstag unterliegen dann allerdings der regulären Besteuerung.
